Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Ab 1.1.2016 müssen Betriebe alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung einzeln erfassen. Der Begriff „Barumsätze“ umfasst auch Zahlung per Bankomat- oder Kreditkarte, die Hingabe von Barschecks oder ausgegebene Gutscheine, Bons, etc.

Mit dem am 7.7.2015 vom Nationalrat beschlossenen Steuerreformgesetz sind einige Punkte geklärt. Vieles ist aber noch offen und durch Verordnung zu regeln.

Gemäß dem Beschluss des Nationalrates müssen ab 1.1.2016 Betriebe alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung einzeln erfassen. Der Begriff „Barumsätze“ umfasst auch Zahlung per Bankomat- oder Kreditkarte, die Hingabe von Barschecks oder ausgegebene Gutscheine, Bons, etc. Ein Kassasturz, wie ihn derzeit Unternehmen bis € 150.000,-- Jahresumsatz machen dürfen, ist ab dem kommenden Jahr grundsätzlich nicht mehr zulässig (zu den Ausnahmen später).

Registrierkassenpflicht

Unternehmen haben zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn

• der Jahresumsatz je Betrieb € 15.000,-- und
• die Barumsätze dieses Betriebes € 7.500,-- im Jahr überschreiten.

Die Grenze von € 7.500,-- für Barumsätze soll verhindern, dass Unternehmen, die neben Zielgeschäften mit hohen Beträgen auch geringe Bargeschäfte bis maximal € 7.500,-- tätigen, unter die Registrierkassenpflicht fallen.

Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.

Beispiel:

Erstmaliges Überschreiten der Gesamtumsatzgrenze und Barumsatzgrenze im November 2015 (Jänner bis November € 16.000,-- Umsatz, davon mehr als € 7.500,-- bar). Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalender-monat besteht die Registrierkassenverpflichtung ab 1. 3. 2016, im Falle des Kalendervierteljahresab1.4.2016.

Beispiel:

Neugründung eines Unternehmens am 1.4.2016. Umsätze April bis August 2016: €15.600,-- davon mehr als € 7.500,--Barumsätze. Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat, besteht die Registrierkassen-verpflichtung ab 1.12.2016, im Falle des Kalendervierteljahres ab 1.1.2017.

Belegerteilungsverpflichtung

Für jeden Betrieb, besteht ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen. Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

• Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung
• bei Verwendung von elektronischen Kassen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (QR-Code)

Der letzte Punkt ist in der gerade in Begutachtung befindlichen Registrierkassensicherheitsverordnung beschrieben und noch nicht endgültig beschlossen! Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.

Ausnahmen/Erleichterungen

Der Bundesminister für Finanzen kann für gewisse Unternehmensgruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen/Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und die Belegerteilungsverpflichtung zulassen.

In folgenden Fällen sind Ausnahmen/Erleichterungen möglich:

• für Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von € 30.000,--  je Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (Kalte-Händeregelung),
• für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften,
• für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten,
• nur von der Registrierkassenpflicht für Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt. Diese Ausnahme wird hauptsächlich die sogenannten Webshops betreffen.

Erleichterungen sind auch hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen in die Registrierkasse vorgesehen. Die Ausnahme soll die „mobilen Gruppen“ wie mobile Friseure, Masseure, etc. betreffen. Diese sollen ihre Umsätze mittels Paragon aufzeichnen dürfen, einen Beleg erteilen und erst im Nachhinein den Geschäftsfall in der elektronischen Kasse am Betriebsort erfassen dürfen. Wie die Erleichterungen im Detail aussehen werden, ist noch ungewiss, da die Verordnung derzeit noch nicht veröffentlicht wurde.  

Geltungsbeginn der Neuregelungen

Das Inkrafttreten der Bestimmungen zur Kassen- und Belegerteilungspflicht ist grundsätzlich der 1.1.2016. Für Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten tritt sie mit 1.1.2017 in Kraft. Dies soll eine Umrüstung bzw. Nachjustierung solcher Automaten, die nach dem 31.12.2015 in Betrieb genommen wurden, sicher-stellen. Die weitere Nutzung von „Altautomaten“ ohne Nachrüstung soll bis zum 1.1.2027 ermöglicht werden, wenn die Inbetriebnahme vor dem 1.1.2016 erfolgte. 

Ab 1.1.2017 sollen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine „technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation“ verfügen. Bereits vorhandene oder bis zum 1.1.2017 gekaufte Kassensysteme müssen daher höchstwahrscheinlich nachgerüstet werden. In welcher Form und welche Kosten damit verbunden sein werden, hängt von der Art des vorgeschriebenen Manipulationsschutzes und der Art des vorhandenen Kassensystems ab. Die Beschreibung dieses Schutzes ist in einer in Begutachtung befindlichen Verordnung (Registrierkassensicherheitsverordnung) genau beschrieben. 

Die Verordnung erfasst nicht nur PC-Kassensysteme, sondern auch kleine, günstigere im Handel befindliche Kassensysteme. Der zwingende Kauf einer PC-Kasse ist nicht gegeben. Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantrag-bare Prämie in Höhe von € 200,-- pro Kassensystem (maximal aber € 30,-- pro Erfassungseinheit) vorgesehen.

Die Prämie kann bei der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht werden, wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 1.1.2017 erfolgen. Die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten sind nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.

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